Brabant Cultureel • Brabant Literair

Tijdschrift voor kunst, cultuur en literatuur

64ste Jaargang - nummer 3 - juni 2015

©Brabant Cultureel – juni 2015

Archieven in West-Brabant fuseren

Nadat elders in Noord-Brabant gemeentelijke archieven al samengingen in enkele grote, regionale clusters is nu West-Brabant aan de beurt. Alleen Breda, Gemert-Bakel en ’s-Hertogenbosch blijven dan nog buiten deze regionalisering. Een gesprek met archivaris/directeur Wim Reijnders over de digitale toekomst.

door Lauran Toorians

In vergelijking met de rest van de provincie is het archievenlandschap in West-Brabant nog tamelijk versnipperd. Bergen op Zoom en Roosendaal hebben nog een eigen gemeentearchief dat ook enkele buurgemeenten bedient, er is een Regionaal Archief in Oudenbosch, Breda heeft nog een eigen voorziening en een aantal andere gemeentes als Geertruidenberg, Oosterhout en Dongen brachten hun archief onder in het Regionaal Archief Tilburg. Met ingang van 1 juli 2016 moet daarin verandering zijn gebracht. Zoals het er nu uitziet, zijn Bergen op Zoom, Roosendaal en Oudenbosch dan gefuseerd en blijft alleen Breda als zelfstandig stadsarchief over.

Wim Reijnders, die eerst na een moeizaam proces in Bergen op Zoom het Markiezenhof en het archief verenigde in één organisatie, heeft nu de ontvlechting van deze culturele organisatie voltooid en trekt de kar van de fusie. In elk geval voor de duur van dat proces is hij archivaris en directeur van dit nieuwe regionale archief. In een gesprek lichtte hij nut en noodzaak van dit alles toe. Het volgende is een verslag van dat gesprek.

Wim Reijnders. foto Markiezenhof

Hobbyisten

Wie bij archieven denkt aan hobbyisten die ijverig al hun voorouders bij elkaar puzzelen of aan leden van heemkundekringen die zich verdiepen in hun eigen lokale geschiedenis, heeft het mis. Genealogie is weliswaar al geruime tijd een geliefde hobby waarmee zelfs populaire televisieprogramma’s worden gevuld, maar beperkt zich vaak tot speuren in digitaal ontsloten bronnen. Juist deze groep van speurders is de voorbije decennia door het archiefwezen uitstekend bediend. En de groep heemkundigen die daadwerkelijk archiefonderzoek doet is een fractie van wat de ledenaantallen van deze verenigingen doen vermoeden. Ook studenten en beroepsmatige onderzoekers maken relatief weinig gebruik van archieven. Het onderzoek is nu eenmaal tijdrovend en vereist, zeker bij materiaal van vóór 1800, specialistische kennis en vaardigheden. Het is dus duur.

De clustering van de Noordbrabantse archieven, toen, nu en in de nabije toekomst.

illustratie Markiezenhof Bergen op Zoom

Archiefwet

Strikt genomen is al dit archiefgebruik, hoe nuttig en zinvol ook, bijzaak. Het bestaan van archieven is in Nederland bij wet geregeld. De oudste Archiefwet dateert van 1918 en de huidige van 1995. In hoofdzaak regelt deze wet enerzijds de vorming van archief en het beheer daarvan door overheidsorganisaties en anderzijds de openbaarheid van al dat materiaal.

Gemeentes, provincies, ministeries en andere overheidsinstanties zijn verplicht een actief archiveringsbeleid te voeren. Hun doen en laten moet worden vastgelegd en die bescheiden moeten op een ordelijke manier worden bewaard. Na een bepaalde tijd dragen deze instanties hun actieve (‘lopend’) archief over aan een bewarende instantie die wij in de volksmond kennen als ‘het archief’. De Archiefwet regelt daarbij eveneens wat precies moet worden bewaard en wat mag worden vernietigd. Zo hoeft niet elk proces-verbaal, elk parkeerbonnetje en elk ambtelijk kladpapiertje eindeloos te worden bewaard. De wet regelt ook hoe en onder welke voorwaarden die overdracht moet plaatsvinden en onder welke condities het materiaal vervolgens moet worden bewaard.

De openbaarheid van overheidsarchieven is van groot belang voor de democratie. In verband met onder meer de privacy van personen staan daar termijnen voor, maar in principe zijn overheidsarchieven openbaar en is dus iedereen in staat om te zien hoe afwegingen zijn gemaakt en besluiten zijn genomen. Die openbaarheid kan worden bewerkstelligd door middel van studiezalen, maar ook via het internet. Een deel van deze regeling houdt ook in dat archieven op een inzichtelijke manier geïnventariseerd en geordend horen te zijn. Zonder inventaris is elk archief een hooiberg met daarin ergens die ene naald waarnaar de belangstellende op zoek is.

Het nog nieuwe pand van het Regionaal Archief West-Brabant in Oudenbosch.

foto Studio Aksento

Digitaal

De crux is nu dat ook digitale informatie onder de Archiefwet valt. Met het bewaren van papier en perkament bestaat eeuwenlange ervaring en daar bestaan beproefde methodes voor. Bovendien is een papieren document wat het is, en als iemand daarin iets doorstreept en verandert, is dat zichtbaar. Digitale informatie verandert elke keer als een ambtenaar een formulier aanpast en het oude overschrijft, en om de paar jaar is er nieuwe software die oudere bestanden niet of slechts ten dele leesbaar houdt. Dat stelt archieven voor een probleem: hoe kunnen zij ook in de toekomst blijven voldoen aan de eisen van de Archiefwet en de informatie van nu toegankelijk houden voor de toekomst?

Wie nu nog floppy-discs in zijn pc stopt is hopeloos ouderwets en menigeen zal in zijn pc zelfs geen gleuf meer hebben waar zo’n ding in past. Privé kan dat lastig zijn, maar voor het geheugen van de overheid betekent het een ramp wanneer dit probleem niet wordt opgelost. Een minister die gegevens van enkele jaren geleden niet kan oplepelen omdat zijn ambtenaren een floppy niet kunnen openen, moet diep door het stof en in sommige gevallen aftreden. Een gemeente die niet kan laten zien waarom op basis van een ouder bestemmingsplan een bepaald besluit werd genomen, heeft voor de rechter geen poot om op te staan. En een historicus die in 2070 de notulen van een raadsvergadering in 2014 wil inzien, zal die niet zomaar uit de cloud plukken als er nu niet wordt gezorgd dat die notulen zijn gearchiveerd in een formaat dat ook in de toekomst leesbaar blijft.

De kennis en expertise die hiervoor nodig zijn, zijn kostbaar en voor een klein gemeentearchief niet te bekostigen (en te behappen). Bovendien zou het niet zinvol zijn wanneer elke archivaris zijn eigen wiel uitvindt en we straks wel technische oplossingen voor het probleem hebben, maar overal verschillende. Dat is dan ook precies de reden achter de clustering en regionalisering die zich in hoog tempo in het archiefwezen voltrekt. De krachten bundelen om de toekomst veilig tegemoet te gaan, is het motto. En daarbij gaat het niet om toekomstige genealogen die toegang willen houden tot een gedigitaliseerde burgerlijke stand, maar om het totale geheugen van onze samenleving. De basis onder onze democratie.

Het Markiezenhof in Bergen op Zoom. foto Piet den Blanken

Koetshuis

Om de Westbrabantse fusie mogelijk te maken, is nu eerst het archief van Bergen op Zoom organisatorisch losgemaakt van het Markiezenhof. Daarna kan dit archief fuseren met het Gemeentearchief Roosendaal en het Regionaal Archief West-Brabant dat is gevestigd in Oudenbosch. De hoofdvestiging wordt dan Bergen op Zoom, misschien in het Markiezenhof – waar het Bergse archief nu ook thuis is – of anders in het Koetshuis dat zich achter het Markiezenhof bevindt en dat deel uitmaakt van het gebouwencomplex dat dit stadspaleis is.

Het moderne depot in Oudenbosch blijft in functie voor de opslag van archiefmateriaal dat zelden of nooit in de studiezaal zal worden ingezien, bijvoorbeeld omdat het is gedigitaliseerd of domweg omdat het nauwelijks iemand interesseert. Het archief in Roosendaal – een huurpand – sluit zijn deuren, maar het is de bedoeling dat er in Museum Tongerlohuys een plek komt waar geïnteresseerden terecht kunnen voor historische informatie.

Belangrijk is ook dat de ‘betaalmuur’ die nu geldt voor de gedigitaliseerde bestanden op de website van het Bergse archief, verdwijnt. Uiteraard maakt dat de toegankelijkheid groter. Ondertussen gaat het digitaliseren van archiefbestanden door, een activiteit waaraan in West-Brabant de Stichting Mastboom-Brosens substantieel heeft bijgedragen en waardoor de archiefgebruiker steeds vaker gewoon thuis aan de pc kan werken.

Breda

Het Stadsarchief Breda haakte al in een vroeg stadium af en gaat dus niet mee in deze fusie. Dit archief loopt qua digitalisering bepaald niet voorop, maar hier werd besloten dat de gemeente toe wil naar een herinrichting van het cultuurbeleid waarin de eigen gemeentelijke instellingen een centrale rol moeten spelen. Dat is wat vreemd in een gemeente die nog onlangs het eigen stedelijke Breda’s Museum de nek omdraaide. Het museum is niet gesloten, maar daarmee is het dan wel gezegd. Het zou mooi zijn – maar nogal zuur – als daar nu ineens een nieuwe wind gaat waaien.